Autotable Link

Điều làm cho Autotable khác biệt với các ứng dụng bảng tính thông thường như Excel, Google Sheet là khả năng liên kết các dữ liệu liên quan với nhau. Việc biết cách biểu diễn các mối quan hệ giữa các dữ liệu khác nhau có thể mất một số thời gian thực hành — nhưng bằng cách tìm hiểu về các loại mối quan hệ khác nhau, bạn có thể tạo thể hiện chính xác hơn độ phức tạp của dữ liệu.

Bài viết này xác định các loại mối quan hệ khác nhau giữa các dữ liệu và cung cấp các ví dụ để bạn có thể tự tìm hiểu để xác định chúng. Nó cũng giải thích cách biểu diễn các mối quan hệ nhiều-nhiều bằng cách sử dụng một kỹ thuật gọi là "Link".

Các loại quan hệ:
Một – Một
Một – Nhiều
Nhiều – Nhiều
Nhiều - Nhiều và Trang nối

Quan hệ một – một

Loại quan hệ cơ bản nhất của Autotable là quan hệ Một – Một. Ví dụ chúng ta có một danh sách khách hàng và một danh sách các số điện thoại liên hệ, lẽ dĩ nhiên các số điện thoại sẽ có quan hệ trực tiếp với khách hàng sở hữu số điện thoại đó. Trong Autotable, chúng ta có thể nhìn thấy quan hệ 1 – 1 giữa Tên của khách hàng và số điện thoại liên hệ bằng cách biểu thị nó trên cùng 1 dòng ở hai cột cạnh nhau trong Trang.

Quan hệ một – một

Quan hệ một – một
Cũng có thể chứng minh mối quan hệ một-một bằng cách sử dụng trường Link được liên kết trong cùng một bảng. Giả sử bạn có một danh sách các khách hàng, và các khách hàng được giới thiệu bởi những khách hàng trước. Trong trường hợp này, bạn có thể tạo trường Link với chính dữ liệu đã có trong bảng.

Quan hệ một – một
Quan hệ một – nhiều

Một kiểu quan hệ phức tạp hơn (nhưng cũng phổ biến hơn nhiều) là một-nhiều / nhiều-một. Ví dụ, nếu bạn có một danh sách các sự kiện và danh sách khách mời, mỗi sự kiện đều có nhiều khách mời, và một khách mời có thể tham gia nhiều sự kiện. Trong một mô hình Bảng, việc tách hai danh sách dữ liệu này này (Danh sách sự kiện và danh sách khách mời) thành hai bảng cho phép bạn lưu trữ thông tin liên quan đến từng thực thể. Đối với sự kiện bạn có thể thêm các thông tin liên quan đến sự kiện như thời gian, địa điểm, còn đối với khách mời, bạn có thể bổ sung các thông tin liên quan đến thông tin của khách như chức danh, công ty, số điện thoại, email liên hệ hay các thông tin liên quan khác.

Quan hệ một – nhiều
Mặt khác, khi sử dụng quan hệ Một – nhiều trong hai Trang khác nhau của một Bảng hoặc hơn một Bảng. Các trường Link thể hiện quan hệ một nhiều đều được tự động tạo ra giúp việc xác định quan hệ của các dữ liệu với nhau

Quan hệ một – nhiều
Bạn sẽ thường xuyên suy nghĩ việc sử dụng hình thức Link Một – Nhiều đối với 2 Trang tách biệt nhau, tuy nhiên khi cả 2 loại dữ liệu có nhiều điểm tương đồng, việc Link một nhiều trên cùng 1 trang hoàn toàn là phương án khả dĩ. Lấy ví dụ, trường hợp xây dựng 1 dữ liệu Bảng thông tin nhân sự của công ty, bạn có thể sẽ muốn hiểu rõ quan hệ liên kết giữa người quản lý và nhân viên trực thuộc, hoặc mỗi nhân viên có một quản lý trực tiếp. Để tạo sự liên kết này, bạn có thể thực hiện Link một nhiều ngay trong Trang cho từng nhân viên và quản lý.

Quan hệ Nhiều – Nhiều

Cuối cùng, dữ liệu cũng bao hàm cả quan hệ Nhiều – Nhiều. Lấy ví dụ từ quan hệ Một – Nhiều ở trên, chúng ta có thể thấy, một sự kiện có thể có nhiều người tham gia, và một khách mời có thể tham gia rất nhiều sự kiện. Như vậy, Nhiều sự kiện và Nhiều khách mời sẽ có quan hệ với nhau. Tại Autotable, bạn có thể thể hiện mối quan hệ này rất đơn giản bằng việc sử dụng trường Link để kết nối hai trang dữ liệu với nhau.

Quan hệ một – nhiều
Một số ví dụ về quan hệ Nhiều – Nhiều:
Người thực hiện - Công việc: Mỗi người có nhiều công việc được giao và công việc có thể giao cho một người hoặc nhiều người thực hiện
Bác sỹ - bệnh nhân: Một bác sỹ điều trị cho rất nhiều bệnh nhân và một bệnh nhân có thể được thăm khám bởi nhiều bác sỹ khác nhau
Khách hàng – Sản phẩm: Khách hàng trong thời gian dài có thể mua rất nhiều sản phẩm của doanh nghiệp và qua đó doanh nghiệp cũng thông kê được sản phẩm đã được mua bởi những khách hàng nào thường xuyên

Mối quan hệ nhiều – nhiều và trang nối

Thông thường, việc thể hiện mối quan hệ nhiều-nhiều trong Autotable dễ dàng như việc liên kết hai bảng với nhau. Tuy nhiên, trong một số tình huống, bạn không chỉ cần biết rằng có mối quan hệ giữa hai thực thể — bạn cũng cần có khả năng thể hiện và lưu trữ thông tin khác về mối quan hệ đó. Trong những trường hợp này, bạn sẽ cần tạo một bảng thứ ba, được gọi là bảng/trang nối (hoặc trung gian). Bạn có thể coi bảng nối là nơi lưu trữ các thuộc tính của mối quan hệ giữa hai danh sách các thực thể.

Ví dụ: Học sinh và lớp học
Nếu nội dung trên nghe có vẻ trừu tượng, hãy xem một ví dụ cụ thể: Giả sử bạn có một danh sách các học sinh và một danh sách các lớp học. Có một mối quan hệ nhiều-nhiều giữa học sinh và các lớp học của họ, vì mỗi học sinh có thể học nhiều lớp và mỗi lớp có thể có nhiều học sinh đăng ký. Bạn chỉ có thể tạo một bảng học sinh và một bảng lớp học, liên kết chúng lại với nhau và để nguyên ở đó. Nhưng nếu bạn muốn lưu trữ thông tin về điểm của từng học sinh trong lớp thì sao? Hay học sinh đó học lớp nào? Bạn có đặt thông tin này trong bảng học sinh, hoặc trong bảng các lớp học?

Mối quan hệ nhiều – nhiều và trang nối
Điểm của học sinh trong các lớp học của họ và thời gian họ tham gia các lớp học có thể được coi là các thuộc tính của mối quan hệ giữa học sinh và các lớp học mà họ đăng ký. Vì mỗi mối quan hệ đều có danh sách thông tin liên quan của riêng chúng, nên cách tốt nhất để tiếp tục là lập một trang/bảng nối.

Mối quan hệ nhiều – nhiều và trang nối
Hãy xây dựng trang/bảng nối này từng bước. Đầu tiên hãy xây dựng dữ liệu học sinh và các lớp học trên từng trang.

Mối quan hệ nhiều – nhiều và trang nối
Chúng ta có thể tạo một bảng mới có một trường Link được liên kết với học sinh và một trường Link được liên kết với các lớp học. Đây chính là các khóa học có thời gian diễn ra khác nhau theo ví dụ là từng quý.

Chúng ta sẽ tiếp tục bổ sung thông tin cho các trường thông tin chính của bảng nối này. Một trong những cách tốt nhất để đặt tên cho các Khóa học trong bảng nối là sử dụng công thức Concatenate, công thức này lấy dữ liệu từ các trường thông tin khác trong bảng để tạo tên duy nhất cho mỗi record/ dòng. Sau khi đặt tên bằng Hàm Concatenate, bạn đã có Tên cho các khóa học của từng học sinh. Từ đây, bạn có thể bổ sung nhiều thông tin liên quan như điểm thi, điểm kiểm tra, đánh giá của giáo viên cho từng học sinh trong khóa học, v.v...

Mối quan hệ nhiều – nhiều và trang nối
Nếu chúng tôi quay lại bảng học sinh hoặc Lớp học, chúng tôi sẽ thấy rằng các trường mới được liên kết với bảng nối đã được tạo tự động. Bạn có thể tạo các trường Tham chiếu (lookup) trên các bảng này để tự động kéo thông tin từ bảng nối vào bảng Học sinh hoặc Lớp học.

Mối quan hệ nhiều – nhiều và trang nối
Bảng nối sẽ mất một thời gian để bạn làm quen, tuy nhiên việc hiểu rõ những mô hình kết nối sẽ giúp bạn tự tin hơn rất nhiều trong việc xây dựng những bảng làm việc của mình. Một số mô hình thường được áp dụng với Bảng nối như sau:

Khách hàng
Deal
Sản phẩm

Để tạo Link giữa các bảng hoặc giữa các trang Autotable bạn làm theo hướng dẫn trong video sau (lưu ý: Hướng dẫn trong video chỉ mang tính cơ bản, bạn hoàn toàn có thể tạo những liên kết phức tạp hơn theo nhu cầu công việc của bạn)

Bài viết có hữu ích không?
Hủy bỏ
Cảm ơn!